De ring in met Microsoft Office 365 vs. Google Workspace

Wie is er niet groot geworden met Microsoft en Google? Beide giganten hebben enorme invloed gehad op hoe we ons werk tegenwoordig uitvoeren. Waar we als piepjonge mensjes in Word begonnen met het schrijven van werkstukken inclusief de mooiste Word-Art en onze informatie nog uit boeken en de zoekmachine Google haalden, werken we nu als carrièretijgers feilloos in Microsoft 365 en Google Workspace. Zowel vanuit huis als op de zaak zelf zijn deze platforms essentieel om ons werk goed uit te voeren. Maar wat als we deze twee reuzen nou eens tegenover elkaar zetten in de boksring? Microsoft 365 vs. Google Workspace, wie komt het beste uit de verf?
Opwarmen met Microsoft 

De geboorte van Microsoft staat op 4 april 1975. Aan het roer hiervan staan Bill Gates en Paul Allen. Waar de meeste mensen nog werken op typemachines, voelden de mannen aan dat er in de nabije toekomst overal een computer op het bureau en in huis zou staan. Waar in 1981 de eerste pc’s van het duo verschenen met het besturingssysteem MS-DOS, bleef het succes nog even uit. Te cryptisch, dus terug naar de tekentafel. Met het ontwikkelen van een nieuw besturingssysteem kwam Windows in 1985 op de markt. Een besturingssysteem met een grotere gebruiksvriendelijkheid. Uiteraard bleef het daar niet bij, want in ‘87 kwam Windows 2.0. Met iedere nieuwe versie die uitkwam, werd het besturingssysteem beter en gebruiksvriendelijker. Uiteindelijk groeit Microsoft uit tot een van de grootste softwarebedrijven en kan niemand meer om de gigant heen. Iedereen is bekend met de soft- en hardware die afkomstig zijn van het Amerikaanse bedrijf zoals Microsoft Office 365, Edge, Xbox en Skype.

Google LLC laten inspelen

Wederom een Amerikaanse bedrijf dat furore maakt als techgigant. Wat in ‘96 begon als een onderzoeksproject van de studenten Larry Page en Sergey Brin, werd in september 1998 een officieel geregistreerd bedrijf. Google, een systeem waarbij servers het internet afspeuren op zoek naar gerelateerde antwoorden op de zoekopdracht die ingevoerd wordt. Hierbij is het aantal verwijzingen naar je website het belangrijkste, in plaats van het aantal keer dat een zoekwoord op een pagina staat. Deze verwijzingen, backlinks, zijn een teken van vertrouwen. 

Tegenwoordig is de zoekmachine meer dan dat. Hoewel er maandelijks 1 miljard mensen gebruik maken van Google, zijn we ook meer dan bekend met andere producten van het bedrijf. Denk hierbij aan het mobiele besturingssysteem Android, Chromecast, Maps, Gmail en dus ook Workspace. 

Ronde 1 – Online en offline

Wat direct opvalt bij beide diensten is dat Google Workspace volledig online is. Daar staat tegenover dat de programma’s van Microsoft 365 te downloaden zijn en daardoor zowel in de cloud als offline gebruikt kunnen worden. Daarmee lijkt de kous af te zijn, maar ook Google weet een manier om offline functioneel te zijn. Hoewel er niets gedownload hoeft te worden, kun je instellen dat de software ook offline beschikbaar blijft. Wel is het een vereiste om in Google Chrome te werken, in deze browser navigeer je naar de url van de betreffende Workspace-app om aan de slag te gaan. Mocht je met Google Workspace offline gaan werken, dan zal het gedane werk zo lang opgeslagen worden op de harde schijf. Vervolgens wordt alles automatisch met de cloud gesynchroniseerd wanneer er weer verbinding is. 

Ronde 2 – De programma’s

Zoals eerder vermeld, zijn we opgegroeid met de programma’s van Microsoft. Word, Excel, Outlook, PowerPoint en Paint zijn ons niet onbekend. Door de jaren heen zijn de programma’s doorontwikkeld en met de vele ingebouwde features kunnen ze allround ingezet worden. Google Workspace biedt een gelijksoortig pakket. Docs, Spreadsheet, Gmail en Presentaties zijn de programma’s waarmee je online je werk kunt doen. Hoewel de look van al deze apps er wellicht wat karig uitzien, is de mogelijkheid om samen realtime in een document te werken wel een groot pluspunt. De wijzigingen worden tijdens het typen al doorgevoerd en zijn daarmee gelijk te zien voor je collega’s. Microsoft biedt een soortgelijke functie, maar heeft daarbij de hulp nodig van het programma Teams.

Ronde 3 – E-mail

Een essentieel onderdeel van je werkzaamheden zijn de berichten die in je mailbox stromen. E-mail is nog altijd een van de meest gebruikte communicatiemiddelen op de werkvloer, dus daar heb je wel een degelijk programma voor nodig. Daarom nemen we dit programma nog even onder de loep. Waar Microsoft Outlook aanbiedt, heeft Google Gmail. 

Het programma van Microsoft geeft de mogelijkheid om alle ingekomen mail te sorteren. Door mappen aan te maken per klant of project behoud je overzicht en vind je makkelijk berichten terug. Daar staat tegenover dat Gmail zelf bepaald in welke map je mail binnenkomt. Wat soms leidt tot een onjuiste verdeling. 

Gmail maakt het daarentegen wel mogelijk om mail van langere tijd geleden makkelijk op te speuren. Dit is een functie waarin Microsoft nog verbeteringen in kan aanbrengen.

Ronde 4 – Samenwerken

Een veelgestelde vraag tijdens sollicitatiegesprekken is of je in teamverband kunt werken. Samenwerken dus. En dat is iets wat tegenwoordig ook makkelijk kan in documenten. Vooral Google zorgt ervoor dat je makkelijk kunt samenwerken met je collega’s. In een document kunnen meerdere collega’s realtime wijzigingen doorbrengen. Collega A is aan het typen en Collega B ziet direct de tekst verschijnen in het document. Ook teruggaan naar vorige versies van het bestand is snel geregeld. Handig toch?

Uiteraard biedt Microsoft ook deze optie, maar hiervoor heb je nog een ander programma nodig. Om samen een document te kunnen bewerken moet je gebruikmaken van Teams. Het programma is dan een centrale samenwerkingshub en naast met elkaar chatten, kun je ook rechtstreeks bestanden delen en bewerken. Hierbij hoeven de programma’s als Word of Excel niet geopend te worden.

Ronde 5 – Online meeting

Nu Teams een keer is genoemd, kunnen we ook op dit programma verder inzoomen. Een online meeting is vaste prik geworden op het werk en zorgt ervoor dat we niet direct in de auto hoeven te springen om bij een klant langs te gaan. Wat overigens niet verkeerd is om zo nu en dan te doen natuurlijk.

Microsoft Teams en Google Meet zijn de desbetreffende programma’s hiervoor. Je kunt er precies mee doen wat je zou verwachten, online vergaderen. Maar de twee giganten verschillen ook hierin van elkaar. Zo is Teams meer verbonden met andere programma’s uit het pakket. Er kunnen bijvoorbeeld verschillende teams gemaakt worden. Per project of afdeling wordt een groep gemaakt en zo kunnen de personen die lid zijn eenvoudig met elkaar chatten, in documenten werken (zonder het desbetreffende programma te openen), deze delen en taken aanmaken.

Ronde 6 – Alles omtrent de veiligheid

Fynt zou Fynt niet zijn wanneer we dit punt niet nog even aanstippen. De veiligheid. Tegenwoordig een belangrijk onderwerp, waar veel mensen nog wat laconiek over doen. Ach, zoiets overkomt mij toch niet. Maar zowel zakelijk als privé moet de veiligheid van bestanden hoger op de prioriteitenlijst komen en daarom gaan we er nu ook even op in. Hoe veilig is uw data bij Workspace en Microsoft 365?

Uiteraard voldoen de twee techgiganten aan alle veiligheidsstandaarden. Denk hierbij aan standaarden als: HIPAA, ISO 27001 en EU Data Protection Directive. Maar, waar Microsoft aangeeft waar jouw data opgeslagen staan, laat Google jou daar in het ongewisse. Mocht je per se willen dat jouw data op een Europese server staan, dan kun je dat wel aangeven. 

Daar staat tegenover dat Microsoft grotendeels offline werkt en daarmee de veiligheid afhankelijk is van software-updates. Wel geeft Microsoft nagenoeg alle controle aan de beheerder. Met ongeveer 900 instellingen, kan de beheerder veel specifieker instellen wat gebruikers wel en niet kunnen doen binnen Microsoft 365.

Ronde 7 – De genadeklap? Wat zijn de kosten

Wat je allemaal met een programma kunt doen en of ze goed hun werk doen is natuurlijk relevant. De veiligheid van data kan doorslaggevend zijn in de keuze die gemaakt wordt. Maar waar toch de meeste knopen doorgehakt worden is wanneer het plaatje met kostenoverzicht naar boven komt. Om het simpel te houden; Google biedt bij ieder abonnement toegang tot alle apps. Het zit ‘m bij Workspace voornamelijk in de opslagruimte, aantal deelnemers in een videocall en de beheerders mogelijkheden. Tevens is Google maandelijks op te zeggen.

Microsoft 365 heeft abonnementen die meer divers zijn, geeft direct een opslagruimte van 1TB en biedt kortingen aan mensen die voor lange tijd een abonnement afsluiten. Daarmee is Microsoft een jaarlijkse kostenpost die niet zo makkelijk per maand is op te zeggen.

And the winner is…

Uhm,… Gelijkspel? Uiteindelijk kúnnen we bijna geen uitspraak doen. Om echt erachter te komen wat voor jou het beste werkt, moet je het zelf uitproberen. Beide giganten bieden ook een gratis variant aan van de software. Daarvan moet wel gezegd worden dat het om behoorlijk uitgeklede varianten gaat en deze vooral bedoeld zijn voor privégebruik, waarbij gebruikersdata verzameld wordt. 

Maar, gaat het voor jou om sec online samenwerken? Dan is Google Workspace een goede optie. Ben je op zoek naar een software met veel gebruiksvriendelijke programma’s die makkelijk te beheren zijn en goede samenwerkingstools heeft? Ga met jouw bedrijf dan voor Microsoft 365.